Veel werkgevers willen hun medewerkers iets extra’s bieden. Denk aan een teamuitje, lunch op kantoor, een kerstpakket of een thuiswerkvergoeding. De werkkostenregeling (WKR) maakt dit mogelijk zonder dat werknemers daar direct belasting over betalen. Voor veel ondernemers ligt hier nog onbenut voordeel.
Dit zijn de hoofdregels
Met de WKR mag je als werkgever een deel van de totale fiscale loonsom gebruiken om vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan medewerkers te geven. Dit heet de vrije ruimte.
De belangrijkste regels zijn:
- 2,00% vrije ruimte over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom (2% in 2026, in 2027 gaat dit percentage naar 2,16%)
- 1,18% vrije ruimte over het bedrag boven €400.000
- Blijf je binnen deze vrije ruimte, dan betaal je geen belasting over de vergoedingen en verstrekkingen
- Ga je over de vrije ruimte heen, dan betaal je 80% eindheffing over het bedrag daarboven
Tip: In Nmbrs vind je maandelijks het overzicht Werkkostenregeling. Hierin staat de berekening van jouw vrije ruimte.
Daarnaast zijn er ook gerichte vrijstellingen. Dit zijn vergoedingen die altijd onbelast zijn en niet meetellen voor de vrije ruimte.
Voorbeelden hiervan zijn:
- Reiskostenvergoeding tot €0,23 per kilometer en thuiswerkvergoeding tot € 2,45 per dag
- Opleidingen en cursussen die met het werk te maken hebben
- Arbovoorzieningen zoals een bureaustoel of beeldschermbril
Voorbeeld uit de praktijk
Een bedrijf heeft een totale fiscale loonsom van €300.000. De vrije ruimte binnen de WKR bedraagt dan ongeveer €6.000.
De werkgever organiseert een teamuitje, geeft een kerstpakket en verstrekt cadeaubonnen aan medewerkers. Samen kost dit €5.500.
Omdat dit bedrag binnen de vrije ruimte blijft, hoeft de werkgever hierover geen extra belasting te betalen.
Als de kosten bijvoorbeeld €7.000 zouden zijn, dan wordt over de €1.000 boven de vrije ruimte 80% eindheffing betaald. Deze eindheffing moet door de werkgever worden aangegeven en afgedragen via de aangifte loonheffingen.
Vaak gestelde vragen
- Valt alles in de vrije ruimte?
Nee. Sommige kosten vallen onder gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen, zoals opleidingskosten of koffie op kantoor. - Mag ik cadeaus of kerstpakketten geven?
Ja. Deze vallen meestal binnen de vrije ruimte van de WKR. - Moet ik de WKR elk jaar berekenen?
Ja. De vrije ruimte wordt jaarlijks berekend op basis van de totale fiscale loonsom. - Wat gebeurt er als ik over de vrije ruimte ga?
Dan betaalt de werkgever 80% belasting over het bedrag boven de vrije ruimte.
Wat moet je regelen?
Om de WKR goed te benutten, is een correcte administratie belangrijk.
- Vergoedingen en verstrekkingen moeten worden geregistreerd
- De gebruikte vrije ruimte moet gedurende het jaar worden bijgehouden
- Vergoedingen moeten correct worden aangewezen in de loonadministratie
Wat betekent dit voor ondernemers?
De WKR is meer dan alleen een fiscale regeling. Het is ook een manier om medewerkers te waarderen en tegelijkertijd slim met personeelskosten om te gaan.
Door de vrije ruimte strategisch te gebruiken kun je investeren in werkplezier, teamontwikkeling en een aantrekkelijk werkgeverschap, zonder dat de loonkosten onnodig stijgen.
numblees helpt ondernemers om grip te houden op de werkkostenregeling. We adviseren over de beste inzet van de vrije ruimte, controleren de verwerking in de salarisadministratie en signaleren kansen om de regeling slimmer te benutten.
Meer informatie en alle voorwaarden vind je op de website van de Belastingdienst.
Wij denken graag met je mee over wat dit voor jouw onderneming betekent.
